Karyawan adalah salah satu aset berharga bagi perusahaan, sehingga harus dikelola dengan benar. Salah satu tantangan dalam mengelola SDM memastikan pencatatan kehadiran menggunakan sistem atau kehadiran mesin yang paling efektif.
Agar data kehadiran yang akurat dan proses kehadiran tidak rumit, ketidakhadiran ideal akan dibutuhkan, Ayitu fleksibel.
Terkadang karyawan tidak dapat datang ke kantor untuk mencatat kehadiran karena pertemuan sepanjang hari di luar kantor, atau bepergian ke luar kota. Jika kehadirannya fleksibel, karyawan dapat merekam jam masuk dan keluar tanpa perlu pergi ke kantor, tetapi hanya melalui aplikasi pada ponsel mereka.
Selain fleksibel, sistem kehadiran juga harus memiliki tingkat keamanan yang tinggi. Data absensi pegawai sangat penting bagi perusahaan, oleh karena itu harus dipertahankan sesegera mungkin sehingga tidak dapat dimanipulasi oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab.
Selain itu, menyajikan data secara akurat juga mencakup kriteria kehadiran yang ideal, terutama karena menyangkut pemotongan manfaat dan jumlah gaji yang diterima oleh karyawan.
Ada beberapa alasan sehingga sistem absensi pegawai penting bagi perusahaan, yaitu:
- Pertama, sistem absen bertujuan untuk memantau kedatangan dan pengembalian karyawan di sebuah perusahaan.
- Kedua, kehadiran memungkinkan perekaman dan detail data yang baik dalam sistem terintegrasi.
- Ketiga, memfasilitasi perhitungan karyawan yang tidak hadir untuk memfasilitasi penggajian.
- Keempat, memantau keberadaan setiap karyawan, terutama mereka yang datang terlambat atau pulang lebih awal dari ketentuan perusahaan.
- Kelima, tim SDM dapat lebih cepat menghitung jumlah absensi karyawan karena telah terintegrasi dengan sistem tertentu.
Jenis sistem kehadiran
Untuk menjaga disiplin karyawan, sebagian besar perusahaan pasti memiliki sistem kehadiran. Namun, tentu saja waktu yang berbeda, berbagai jenis kehadiran yang digunakan. Berikut adalah beberapa jenis absen yang paling umum digunakan oleh perusahaan di Indonesia.
1. Kehadiran manual
Sistem absensi manual adalah sistem kehadiran yang mencatat kehadiran dengan buku catatan / kehadiran. Perusahaan tidak perlu menghabiskan dalam untuk menerapkan jenis sistem kehadiran ini, karena hanya hass dan kertas dan pena. Namun demikian, di balik kenyamanannya, sistem manual semakin dianggap kurang efektif karena butuh waktu dan karyawan dapat memanipulasi data dengan mudah.
2. Kehadiran Almano.
Sistem kehadiran Almano adalah jenis absensi pegawai yang menggunakan kartu / kertas khusus. Untuk mengirim kehadiran, karyawan hanya perlu memasukkan kartu yang sudah memiliki template ke mesin. Mesin kehadiran akan secara otomatis merekam jam entri dan jam kerja karyawan yang sesuai dengan jam kantor. Kehadiran ini juga disebut mesin kartu magnetik.
3. Kehadiran sidik jari (sidik jari)
Ketika teknologi berkembang, revolusi sistem kehadiran muncul. Salah satunya adalah sistem kehadiran sidik jari. Cara kerjanya adalah untuk melampirkan salah satu jari yang telah direkam, ke mesin sidik jari setelah memasukkan nomor ID karyawan. Kemudian, data absensi pegawai akan secara otomatis direkam pada sistem.
Secara umum, mesin kehadiran sidik jari ini memiliki kekurangan dalam proses mendeteksi dan pengumpulan data sidik jari. Jenis mesin ini cenderung mengalami kesalahan atau mengalami proses yang lambat terutama jika sidik jari terdeteksi dalam kotor, basah, atau berkeringat. Dapat dikatakan bahwa mesin kehadiran sidik jari sangat sensitif.
4. Sistem kehadiran berbasis web
Mesin kehadiran berbasis web ini tidak seperti sistem kehadiran secara umum, karena mesin absen terletak di komputer karyawan dan masing-masing dari mereka memiliki nama pengguna dan kata sandi sendiri.
Keuntungan menggunakan sistem ini adalah bahwa setiap karyawan dapat mengakses atau menghadiri di mana saja. Karyawan hanya perlu memasukkan nama pengguna dan kata sandi yang diberikan perusahaan. Untuk perusahaan yang memiliki banyak cabang di berbagai daerah, atau mempekerjakan banyak karyawan jarak jauh, penggunaan sistem kehadiran ini sangat tepat.
Divisi SDM akan lebih mudah untuk mengelola absensi pegawai karena sistem telah terhubung ke Internet sehingga dapat diintegrasikan kapan dan di mana saja. Tetapi jika karyawan tidak memiliki koneksi internet atau Internet terputus, mereka tidak dapat merekam kehadiran pada waktu itu. Jadi pada akhirnya mereka harus absen secara manual dan dikirim ke divisi SDM perusahaan.
Sistem kehadiran biometrik. Ini adalah sistem kehadiran saat ini dan paling canggih karena telah mencakup semua yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam mengelola absensi pegawai. Penggunaan jenis sistem kehadiran ini memang lebih praktis dan cepat. Merekam absensi pegawai yang lebih akurat, sehingga sulit bagi karyawan untuk melakukan kecurangan yang tidak ada. Penyimpanan data pada sistem absen ini cukup besar bahkan tidak terbatas.
Cara mesin kehadiran biometrik ini jauh lebih canggih, dengan melihat atau mendeteksi karakteristik tertentu yang ada pada manusia. Kemudian otentikasi karyawan ketika proses kehadiran dilakukan. Kerugian dari penggunaan jenis sistem kehadiran ini adalah harga yang cenderung mahal. Harga tinggi mesin ini disebabkan oleh komponen khusus untuk mengenali karakteristik pengguna.
5. Kehadiran seluler
Bentuk sistem ini adalah dengan menggunakan aplikasi kehadiran online. Melalui jenis kehadiran ini, karyawan perusahaan dapat mencatat kehadiran melalui aplikasi pada ponsel mereka. Untuk melakukan ini hanya perlu koneksi internet cepat tanpa perlu repot-repot datang ke kantor jika itu tidak mungkin. Misalnya, untuk pekerja terpencil atau pekerjaan dari rumah sering bekerja dari rumah.
Talenta by Mekari, solusi kehadiran kehadiran yang mudah digunakan
Cara absen online akan menyediakan manajer dan HRD mengendalikan jam kerja penuh dan absensi pegawai dan memantau semuanya dengan mudah.
Setiap perusahaan juga memerlukan aplikasi kehadiran untuk memiliki sistem penggajian yang terorganisir dengan baik dan menghindari penyalahgunaan jam kerja karyawan.
Sangat banyak alasan dan manfaat dari aplikasi absensi pegawai yang dapat dimiliki setiap perusahaan.
Dalam pemilihan aplikasi kehadiran yang tepat, perusahaan dapat menggunakan Talenta sebagai cara absen online terbaik dan lebih tawanan.
Juga, Talenta membuatnya lebih mudah bagi perusahaan untuk mengelola karyawan dari awal kehadiran, perhitungan cuti dan lembur ke proses penggajian.
Cari tahu berbagai macam kenyamanan dan fitur yang disediakan di situs Talenta untuk menjadwalkan demo Talenta secara gratis.
